Zmiana w podejściu do ochrony danych osobowych i prywatności pacjentów w szpitalach jest nie tylko konieczna, ale i pilna. Jak wykazała bowiem kontrola Najwyższej Izby Kontroli (NIK) rutyna i utarte schematy działania gubią personel szpitali, zobowiązany do dbałości o bezpieczeństwo danych osobowych i medycznych pacjentów. Tylko pojedyncze ze skontrolowanych szpitali wprowadziły rozwiązania, które stwarzały warunki do odpowiedniego przechowywania papierowej dokumentacji medycznej oraz gwarantowały prawo pacjentów do prywatności w trakcie rejestracji lub na salach szpitalnych. W pozostałych placówkach nie zapewniono skutecznej ochrony danych osobowych i medycznych przed ujawnieniem osobom nieupoważnionym.
W ponad połowie skontrolowanych szpitali doszło do naruszeń ochrony danych osobowych, z czego w sześciu sytuacja była na tyle poważna, że konieczne było powiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W Szpitalu Specjalistycznym im. Ludwika Rydygiera w Krakowie jeden z pacjentów niechcący zabrał dokumentację medyczną innego pacjenta jednej z poradni, a w Wojewódzkim Specjalistycznym Szpitalu Dziecięcym im. Św. Ludwika w Krakowie mężczyzna z zaburzeniami psychicznymi ukradł z pomieszczenia rejestracji trzy kartoteki pacjentów – dwóch z nich nie odnaleziono. W 9 z 24 skontrolowanych szpitali papierowa dokumentacja pacjentów na oddziałach szpitalnych przechowywana była w niezamykanych szafkach lub na półkach. W ocenie NIK niewłaściwe zabezpieczenie i przechowywanie dokumentacji medycznej przez personel medyczny wynika z rutyny.
Z dokumentacją medyczną pacjentów związane jest również zagadnienie udostępniania jej innym osobom niż pacjent, np. członkom rodziny. W dwóch skontrolowanych szpitalach kopie dokumentacji zostały udostępnione osobom, których pacjent nie upoważnił. W Białostockim Centrum Onkologii im. M. Skłodowskiej-Curie w Białymstoku dokumentację medyczną pełnoletniego pacjenta udostępniono na podstawie listu otrzymanego przez szpital od osoby podającej się za matkę pacjenta, a w SP ZOZ w Augustowie w trzech przypadkach dokumentacja medyczna została udostępniona osobom, które nie były upoważnione przez pacjentów do odbioru tych dokumentów. W tym też szpitalu dokumentacja medyczna została przesłana pocztą elektroniczną na wniosek złożony tą samą drogą, podczas gdy – zgodnie z obowiązującą w szpitalu procedurą – warunkiem wydania dokumentacji powinno być okazanie dokumentu tożsamości.
W siedmiu skontrolowanych szpitalach do przetwarzania danych osobowych, w tym medycznych, upoważnieni byli pracownicy obsługi, np. salowe i sanitariusze. W ocenie NIK osoby te nie udzielają pacjentom świadczeń medycznych i nie powinny mieć dostępu do danych dotyczących np. historii choroby czy przebiegu leczenia pacjenta.
Zabezpieczenie dokumentów zawierających dane medyczne to nie jedyny element ochrony danych osobowych pacjentów. Ważna jest również kwestia prawa pacjenta do zachowania prywatności w newralgicznych momentach pobytu w szpitalu, tj.: podczas rejestracji do poradni, oczekiwania na wizytę i wezwania do gabinetu, w trakcie pobytu na oddziale szpitalnym. W 9 z 24 skontrolowanych szpitali pacjentom nie zagwarantowano prawa do prywatności w trakcie rejestracji. Odległość pomiędzy okienkami rejestracji była zbyt mała lub nie wyznaczono strefy oddzielającej pacjentów obsługiwanych od oczekujących w kolejce. W tych sytuacjach osoby postronne mogły usłyszeć treści rozmów pomiędzy pacjentem a personelem szpitala, dotyczących np. stanu zdrowia pacjenta, w tym szczegóły związane z dolegliwościami i procesem leczenia.
We wszystkich objętych kontrolą szpitalach pacjentom umieszczano na nadgarstkach opaski ze znakami identyfikacyjnymi. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, umieszczane na opaskach informacje muszą być zapisane w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta przez osoby postronne. Nie powinny zatem zawierać nr PESEL, imienia, ani nazwiska. Jednak – jak wykazali kontrolerzy NIK – prawie połowa skontrolowanych szpitali (11 z 24) nie stosowała się do tych zasad.
W trzech skontrolowanych szpitalach (13%) dane osobowe pacjentów umieszczone były na szpitalnych łóżkach, w sposób widoczny dla osób postronnych, np. odwiedzających innego chorego. Co ciekawe, w tych samych szpitalach, na innych oddziałach, funkcjonowały rozwiązania chroniące dane osobowe pacjentów. Stosowano tam karty przyłóżkowe z ramkami zasłaniającymi personalia.
Innym niepokojącym zjawiskiem było przekazywanie danych osobowych pacjentów firmom informatycznym serwisującym szpitalne systemy podczas zgłaszania usterek oprogramowania. Taka sytuacja miała miejsce aż w 11 skontrolowanych szpitalach w odniesieniu do danych osobowych 41 pacjentów, w tym danych medycznych 31 z nich. NIK nie miała zastrzeżeń do samych zabezpieczeń systemów informatycznych, czy nawet potencjalnego dostępu serwisantów do danych wrażliwych pacjentów. Chodziło o to, że zgłoszenia serwisowe zawierały informacje o pacjencie i jego historii leczenia, mimo że dane te nie były konieczne do usunięcia usterki. Takie dane zawierało nieco ponad 3% zgłoszeń serwisowych zbadanych przez NIK. Np. w 2017 r. głośny był przypadek wycieku danych osobowych oraz medycznych 50 tysięcy pacjentów Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Medycznej w Kole. Dane przesyłane w zgłoszeniach serwisowych na system helpdesk gromadzone były na serwerze zewnętrznym. W wyniku błędu podczas migracji danych na nowy serwer dane zostały ujawnione i tym samym stały się dostępne dla wszystkich użytkowników internetu. NIK zauważa, że w związku z zagrożeniem wycieku danych zgłoszenia serwisowe nie powinny zawierać danych osobowych i medycznych pacjentów szpitali. Przy tego typu zgłoszeniach wystarczy unikalny numer ID pacjenta, jednoznacznie wskazujący osobę, której zgłoszenie dotyczyło.
W ¾ szpitali nie wdrożono odpowiednich środków zabezpieczających dane osobowe i medyczne pacjentów przechowywane w postaci elektronicznej. Były to informacje dotyczące pacjenta, jego chorób, badań, zabiegów i innych procedur leczniczych wykonanych podczas jego pobytu w szpitalu. NIK podkreśla, że takie dane wymagają szczególnej ochrony. Elektroniczna dokumentacja medyczna nie jest jeszcze powszechnie stosowana we wszystkich szpitalach. Jednak obecnie każdy szpital ma obowiązek składania sprawozdań zawierających dane osobowe i medyczne w formie elektronicznej do Narodowego Funduszu Zdrowia.
Zgodnie z przepisami RODO, pracownicy szpitala powinni otrzymać stosowne upoważnienia do przetwarzania danych. Tymczasem kontrolerzy NIK stwierdzili błędy w tym zakresie w 5 szpitalach. W jednym z nich część lekarzy i pielęgniarek miała dostęp do danych osobowych pomimo braku uprawnień do ich przetwarzania. W trakcie kontroli NIK braki zostały uzupełnione. W innym zaś uprawnienia zostały nadane przez informatyków bez wcześniejszej zgody dyrektora szpitala.
W 15 skontrolowanych szpitalach (63%) osobom odchodzącym z pracy nie odbierano uprawnień do systemów informatycznych. W Samodzielnym Publicznym Wielospecjalistycznym ZOZ w Stargardzie dopiero w trakcie kontroli NIK odebrano dostęp do systemów informatycznych wszystkim 30 byłym pracownikom szpitala, objętych badaniem. Nie zrobiono tego wcześniej, wychodząc z błędnego założenia, że automatyczna blokada konta po 30 dniach jest wystarczającym zabezpieczeniem. W Specjalistycznym Psychiatrycznym ZOZ w Suwałkach 15 osobom uprawnienia w systemach informatycznych odebrano dopiero po upływie od 9 do 227 dni (czyli po ponad 7 miesiącach). W Szpitalu Wojewódzkim im. Mikołaja Kopernika w Koszalinie stwierdzono przypadek logowania się byłego pracownika do systemu operacyjnego po dniu zakończenia przez niego pracy w szpitalu. Według pracowników służb informatycznych tej jednostki, konto użytkownika zostało zablokowane w dniu, w którym ten pracownik zgłosił się z kartą obiegową i nie potrafili wyjaśnić, dlaczego jego konto było nadal aktywne po tej dacie.
W 10 szpitalach objętych kontrolą część pracowników posiadała uprawnienia administratora systemów operacyjnych wykorzystywanych komputerów. Osoby te nie były informatykami i nie zajmowały się administrowaniem systemami informatycznymi w skontrolowanych podmiotach leczniczych. Dzięki nadanym uprawnieniom pracownicy ci mogli instalować na komputerach dowolne oprogramowanie, a także wyłączać ochronę antywirusową. To z kolei zwiększało ryzyko, że przetwarzane dane nie będą odpowiednio chronione, a także że na komputerze może zostać zainstalowane złośliwe oprogramowanie.
Stosowanie odpowiedniej ochrony antywirusowej posiadanych komputerów powinno być podstawowym elementem właściwej ich ochrony. W trzech szpitalach część komputerów nie miała zainstalowanego takiego programu, a w czterech programy antywirusowe nie miały aktualnej bazy sygnatur wirusów, przez co ich skuteczność była ograniczona.
W połowie skontrolowanych szpitali kontrolerzy NIK stwierdzili zaniechania, które w sposób szczególny wpływały na obniżenie bezpieczeństwa danych przechowywanych w formie elektronicznej. Poszczególni pracownicy tych podmiotów leczniczych nie otrzymali zindywidualizowanych danych do autoryzacji w systemach operacyjnych komputerów. W konsekwencji z tych samych loginów i haseł korzystały grupy pracowników, najczęściej zatrudnionych na tym samym oddziale. Takie podejście stanowiło naruszenie obowiązujących norm, a także uniemożliwiało odbieranie uprawnień w systemach operacyjnych komputerów byłym pracownikom. Nie można bowiem odebrać takiego uprawnienia poprzez zablokowanie określonego użytkownika w systemie, gdyż loguje się na niego kilka lub kilkanaście osób. W tej sytuacji nie można było ustalić, który z pracowników wykonał w systemie określone operacje. Jest to szczególnie istotne w przypadku incydentów związanych z ochroną danych, np. „wycieków” informacji poza szpital. Szczególnie naganne są w ocenie NIK sytuacje, w których uzyskanie dostępu do systemu operacyjnego komputera nie wymagało podania żadnych danych autoryzacyjnych (loginu i hasła). Takie przypadki miały miejsce w trzech skontrolowanych szpitalach, m.in. w SP ZOZ w Augustowie. W jednym z komputerów w tej jednostce, na dysku lokalnym przechowywano dokumenty z danymi osobowymi pacjentów wraz z historią ich leczenia. Brak konieczności logowania się do komputera sprawiał, że każda przypadkowa osoba mogła uzyskać dostęp do danych znajdujących się na tym komputerze.
